高校团组织沟通衔接机制研究 - 教科文卫调研报告调研论文

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复旦大学团委

内容提要

组织工作是高校共青团工作的重点领域，是关系到团组织活力建设、能力建设以及凝聚力建设的关键所在。本课题以复旦大学为例，通过对目前高校团组织架构和运作模式现状的研究，分析当前高校团组织沟通衔接机制存在的问题及原因，并在此基础上提出相应的对策建议，以期为团组织的组织模式构建和衔接机制的发展与创新寻找一个新的方向。

关键词

高校　团组织　沟通衔接　机制

一、课题背景与概况

组织工作是高校共青团工作的重点领域，是关系到团组织活力建设、能力建设以及凝聚力建设的关键所在。据了解，“校级团组织——院系级二级团组织——年级（班级）团支部”这一结构是目前高校团组织较为普遍的结构形态。在二级团组织层面，较为普遍的模式是由院系分团委与院系学生会联合组成团学联，团学联一方面接受上级校团委的指导，一方面指导或联合各年级（班级）团支部开展团员活动。结合复旦大学共青团工作实践，我们发现形成良好、有序的团组织间沟通衔接机制，对于更好地开展高校共青团工作具有重要意义。为此，我们实施了本课题的研究。由于本课题涉及团组织建构和衔接机制的问题，所以采取的是文献研究法和定性研究的方法。

二、理论基础——信息社会组织的重构

随着信息技术的发展、社会组织的重构，团组织结构也面临一些新的机遇和挑战。

（一）组织的扁平化、网络化和交互式变迁

、一般组织结构形态新变化

在传统社会，组织是纵横交错的直线职能式的组织结构。整个信息系统的运作表现为：组织内部的信息流动是逐层进行的。信息系统犹如一棵倒置的大树，顶点只有一个，越到基层，信息点越多，逐级分支。有关环境和内部信息分别汇聚在一个个信息平台上，每个职位和岗位都是信息收集和处理点；信息呈割据状集中处理和贮存，强调各层级隶属关系。

信息技术革命的发展给组织带来的突出影响是减少组织的管理层次，扩大管理的幅度，使组织结构从金字塔型向扁平型发展，并且更具有有机性、灵活性和适应性。这种网络化的组织结构的优点在于：一是开放性，网络化的组织与外界的界限是开放的，没有严格的界限；二是灵活性，信息社会的组织侧重的是灵活应变的能力，强调团队合作精神和创新能力；三是分散性，信息社会的组织权力结构是分散的，所导致的决策也是分散的；四是组织管理的知识化，重在内部的自我约束和控制，领导风格是民主参与式的。

2、团组织结构形态新变化

在信息网络化、交互化的组织结构形态下，作为各个信息点或信息中心的团组织之间联系，既有垂直方向的，即校团委、院系分团委、各年级（班级）团支部上下级之间的纵向联系；也有水平方向的，即同等级层次之间的横向联系，如各院系分团委之间的合作联系或者各年级（班级）团支部之间的合作联系；还有不同等级层次、不同隶属关系的斜向联系，共同组成纵横交错的信息沟通网络，信息呈交互化。各层级团组织的信息收集、处理是分布式的，会形成多个信息中心，每一个信息中心了解各职能部门的信息，也了解全局的信息，信息传递渠道纵横交错，信息联系有多重渠道和多种方式。组织与外界的信息沟通是开放性的、多层次的、交互式的，信息结构的散射性和交错性，所以信息能够在校团委各职能部门、各院系分团委、各年级（班级）团支部之间自由流动。

（二）组织的中间层空心化和高效化

、一般组织中间层新变化

传统的组织中，庞大的中间管理层起着上情下达、下情上呈的作用。这一存在是信息通讯技术落后的产物，组织高层无法与基层直接的沟通和协调。大量的中间管理层的存在实际上既减缓了信息传递的速度，又易于造成信息的过滤、堵塞、失真或扭曲。

现代信息技术的发展在组织的再造中起着十分重要的作用。网络信息技术将加强操作执行层与高层决策层的直接沟通，网络将承担中间管理层的角色，随之中间管理层的存在就失去存在的意义，组织出现空心化的趋势。随着组织的空心化，组织的管理幅度增大。根据组织学的原理，在其他条件不变的情况下，组织的管理层次与管理幅度成反比例关系，管理层次越少，管理幅度越大。网络信息技术的发展使得组织管理人员的综合管理能力不断增强，精简高效的组织成为信息社会的必然趋势。

2、团组织中间层新变化

目前，高校团组织中作为中间层级的院系分团委作用已经有弱化的趋势。很多工作可以通过网络化的沟通渠道（如校园网、手机平台等）直接传达到基层各年级（班级）团支部，并且可以得到及时积极高效的回馈。

（三）组织的权力结构由控制型转向参与型

、一般组织权力结构新变化

控制型的组织权力结构中，为提高组织的效率，就必须保持对成员的控制，使他们务必与组织的目标保持一致，力求使组织真正代表公共利益。组织控制的方法包括：物质刺激、利益分配的均衡、操作标准化、制度化、统一指挥、统一领导、严格纪律、严格惩罚，以保证分散的个人目标与组织相一致，抑制组织成员的个性，迫使他们循规蹈矩。

参与型权力结构组织是建立在组织成员素质普遍提高、知识和能力增强的基础上，组织人员的自我意识、自我实现的愿望普遍增强。与控制型权力结构相比，参与型自主结构的组织成员积极能动性增强。在刺激手段上，强调物质利益与精神利益并举，满足成员的多种需要，建立责任感和使命感，赋予成员以自主性，并进一步激发他们的自觉性、主动性和创造性，即尽量创造条件，包括组织学习和培训，让组织成员的能力不断得到提高，使组织成员实现自我价值。

2、团组织权力结构新变化

团组织在组织权力结构由控制型走向参与型的背景下，权力结构也发生新的变迁。最初，各个层级都是接受上级领导和指挥，对一些事情的决策等都没有参与权，现在各级团组织参与团委各项工作，并且利用一些新的管理手段和方式积极沟通反馈。

三、复旦大学团组织架构

目前各高校团组织的设置基本都是按校级团组织——院系级二级团组织——年级（班级）团支部基层组织这一垂直等级结构设置。同时每一层级又设有各个职能部门负责各项工作。复旦大学各层级团组织设置如下图所示。

复旦大学校团委

校团委各职能部门

各二级团委（包括三类）

各班级（专业或者系）团支部

团学联各个职能部门

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图：复旦大学团组织设置框架

（一）复旦大学校团委各职能部门结构与功能

复旦大学校团委设3个职能部门，包括秘书处、组织部、研究室、宣传部、调研部、复旦青年报社、团校办公室、大学生学术科技创新竞赛中心、大学生学术科技创新服务中心、实践部、青年志愿者工作部、信息管理中心、学生艺术团等。这些职能部门平时按照各自的分工履行各自的职责，同时单独与各院系分团委联系自己部门负责的事务和活动。当然各职能部门之间既有分工，也有合作。

（二）复旦大学各二级团委结构与功能

复旦大学下设44个二级分团委，各分团委在平时的工作中起着上传下达的作用，成为连接校团委与各年级（班级）团支部的桥梁。这些分团委可以分成一般院系分团委、职能部门分团委或团支部、复旦学院团委三大类。

、一般院系团委。包括外文学院团委、新闻学院团委、国际关系与公共事务学院团委、社会发展与公共政策学院团委、法学院团委、物理系团委等26个。

2、职能部门分团委或团支部。包括研究生团工委、南（东）苑区学生生活园区团工委、勤工助学团总支、中山医院团委、复旦剧社团总支等7个。

3、复旦学院团委。这是最为特殊的分团委。复旦学院于2005年9月成立，是复旦大学实施通识教育的产物，目前负责全校本科一年级和部分两年级学生的教育教学管理工作。由于学生规模很大，复旦学院分团委的工作量也很大，校团委与之衔接沟通的面就很广。

（三）各年级（班级）团支部情况结构与功能

各年级（班级）团支部作为高校团组织中的基层组织，一般接受二级分团委的领导，从二级分团委获取信息和通知，并开展各项活动。各年级（班级）团支部作为团组织活动的载体，其工作主要包括组织开展团员的政治思想教育；开展团员组织生活，如收缴团费、推荐优秀团员为党的发展对象等；开展各类活动，如团日活动、志愿者活动、文娱活动等；提高大学生素质，展示大学生才干；维护团员的正当权益；协助班委，共同抓好班级工作。

四、复旦大学各层级团组织沟通衔接现状

（一）各层级团组织一般沟通机制

一般而言，从校团委将各种信息传达到各院系团委，常规机制是每周的工作例会，另外校团委有自己的FTP，在校园BBS上有自己的版面，还可以通过短信、电子邮件等进行各项工作安排、传达各项通知。

从各院系将各种信息传达到各年级（班级）团支部，常规机制也是每周的工作例会，另外就是通过短信、电子邮件进行各项通知。当然各年级（班级）团支部可以直接通过FTP或者校园BBS，跨过各院系分团委这一级直接获得各种信息和通知。

此外，还有一些非正式的沟通渠道，如小型聚会、周末旅游等等，这些都对各层级之间沟通联络起着一定的作用。

（二）高校团组织沟通衔接试点——复旦大学管理学院模式

实践经验告诉我们，沿用多年的分团委组织架构必须结合新的工作要求，在实践工作中不断充实、变革和发展。分团委应按照团建带楼建的要求，加强对楼学联工作的指导，围绕团学工作重点，系统且有针对性地开展团学工作。还应进一步明确分团委和楼学联在活动定位上的区别，加强工作上的协调配合，避免在职能方面的重合。同时，分团委内各部门之间工作量长期失衡、职能重合以及临时性活动影响既定计划执行等一系列问题，要求分团委在组织结构上进行调整，改组为一个高层次、高效率、高灵活度的二级团组织。

改组后管理学院分团委下设四个部门：大型活动部、综合事务部、信息宣传部、实践拓展部，同时由各楼团支部书记组成团支部书记联席会议，及时了解基层团支部要求和团员青年发展需求。这样在分团委内部促进有效合作，对外促进交流，推进了二级团组织工作的开展。

五、高校团组织沟通衔接问题及分析

（一）高校团组织在沟通衔接中的共性问题

、不重管理。在一些派出机构和直属机构建立分团委或团支部，但是对其管理却不重视，以至于其对各项活动参与不积极，沟通衔接上出现断节和脱钩。

2、不重制度。各项活动布置任务、传达信息时没有明确的制度安排，有时布置任务非常急，有时以非正式的方式下发通知，给基层的工作带来不便。

3、不重创新。通常以行政命令的方式实施其目标，以“控制”、“动员”为基本手段，较少考虑学生的需求和主动性。信息技术也没有在沟通衔接中充分运用。

（二）各层级团组织在沟通衔接中的特性问题

对于校团委各职能部门而言，一是各部门一般通过部门例会安排工作、布置任务，而例会周期为一周一次或两周一次，这样就可能造成信息滞后；二是各部门信息更新缓慢，特别是分团委负责人更换时，联系方式不能及时更改，造成沟通衔接上出现困难；三是由于通讯费用的问题，平时沟通方式一般是邮件，不能得到及时的反馈。

对于各院系分团委而言，一是机构不健全，有的分团委书记是兼职，有的分团委书记包办所有事务；二是缺乏独立意识和创新意识，没有完成从“传话筒”向“司令员”的角色转变；三是缺乏公关意识和媒体素养，明显落后于学生社团，往往做了很多工作，知晓度却不高；四是不够重视自下而上的反馈。

对于各年级（班级）团支部而言，一是团员意识较淡漠，有时沟通衔接是顺畅的，但学生团员对传达的信息表现冷漠；二是对团组织的认同感不强，学生会和社团工作相对于团组织的活动而言，更契合学生的需求，更受学生欢迎，团学联的存在使学生对团组织的认同相对弱化。

六、高校团组织沟通衔接机制的创新

（一）一种意识——“主动的沟通意识”

对于解决各层级团组织之间的沟通衔接问题，首要因素是解决组织中“人”的因素。组织中的人在组织中具有很强的能动性，组织中的沟通衔接、组织的目标达成都是依赖于组织中的人。所以组织中“人”的沟通意识是首要关键的。

各层级团组织在通过FTP、BBS、电子邮件、短信等通知下达信息和任务时，如果有主动沟通的意识，就会将这些沟通手段产生的滞后性降低到最低限度。因此各层级团组织都需要加强主动沟通意识。

（二）两种模式——“虚拟与大众模式”

、虚拟模式

虚拟模式主要指运用现代化的信息技术，建立一个网络平台进行沟通衔接。通过虚拟的网络模式，各层级团组织和学生团员可以跨越层级直接进行沟通衔接。目前为止，只有校团委一级有自己的FTP，在校园BBS上有自己的版面，各院系分团委和各年级（班级）团支部也可以建立自己的FTP，或者通过别的网络模式，如建立QQ群等，使得过去点对点或点对面的模式转为网对网的交互虚拟模式。

2、大众模式

大众模式主要指建立“自下而上”大众参与的主体式管理沟通机制。团组织必须改变以往“自上而下”的工作模式，利用基层团组织的存在广泛性、组织基础性、作用直接性和相对独立性等特点，充分发挥基层团组织和广大团员青年的主体意识，创造性的开展工作。

（三）三种机制——“民主决策机制、动力激励机制、多种约束机制”

、民主决策机制

各层级团组织中，校团委主要负责校级活动举办或评比，但在决策机制上，基层团组织和普通团员的广泛参与是个难题。建立团组织更为广泛参与的民主决策机制，就是让各级团组织、普通团员有更多元的途径直接参与决策。我校目前正尝试通过座谈会征集建议，通过网络和短信投票评选，这些参与决策方式，使活动自决策到运作更契合学生的需求，也激发了广大学生的主动性与积极性，使得各层级的沟通衔接更加顺畅。

2、动力激励机制

各层级团组织运行的动力从来源来分，可分为原动力、后发力和系统外推动力。原动力多来源于学生自我成长的需要而产生的激励力量；后发力是指各层级团组织内部或同一层级团组织各主体相互促进和竞争而体现出来的激发力；系统外推动力主要指学校对各层级团组织的指导、规范等行为在团组织内部体现出来的力量。上述动力机制又可分为外部动力和内部动力。在现有体制下，各院系分团委和各年级（班级）团支部所面临的问题，在于如何有效开发能够实现工作目标的内部激励机制，同时，校级团组织的外部激励资源必须通过一定的途径更加有效地渗透入基层。建立新的动力激励机制，在满足学生自身成长所需的同时，推动各院系之间良性竞争。同时，学校对团组织加以物质和精神激励，使得几种激励相互作用，保持平衡。当然我们认为，应该建立以内部激励为主的学生组织内部文化。

3、多种约束机制

约束机制包括软约束和硬约束。软约束是对各层级在沟通意识上的约束，来自个人的声誉、品行和公众评价；硬约束指对各层级衔接进行刚性约束：定人、定时、定内容。软约束在时间上滞后，而且一经形成就难以更改。一旦软约束失灵，硬约束没有形成，激励机制作用不足，各层级团组织的沟通衔接难免发生断节。因此团组织中的约束机制要注重硬约束。在各层级沟通衔接中，定人指各层级要有专门的联系人，而且各层级的网络虚拟平台也要有专人负责，及时更新信息；定时指各层级之间的常规沟通要确定固定的时间，形成规律或习惯；定内容指各项活动安排等形成制度，具体内容是一定的。当然这些硬约束只是常规活动的一些刚性约束，对于一些非常规活动，要有非常规的应急沟通机制。另外，在发挥硬性约束的刚性作用时，尽可能使软性约束量化、硬化，同时落实到各层级团组织成员的双向考评机制中。

（顾慧君、李小红、周斌、聂燕钗、马薇）本文由第一公文网收集整理6