会议是商务活动的有机组成部分之一，商务人员在日常工作交往中必不可少的一项活动就是参加会议，甚至是组织会议、领导会议。
第一节会务礼仪概述
一、会议的含义
会议，又称集会或聚会。是指有领导、有组织地使人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的集会。
在现代社会里，它是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式。
二、商界会议的划分
在商界活动中，由于会议发挥着不同的作用，因此便有着多种类型的划分。依照会议的具体性质来进行分类，商界的会议大致可以分为以下四种类型：
、行政型会议：商界的各个单位所召开的工作性、执行性的会议。
例如：行政会、董事会
2、业务型会议：商界的有关单位所召开的专业性、技术性会议。
例如：展览会、新闻发布会
3、群体型会议：商界各单位内部的群众团体或群众组织所召开的非行政性、非业务性的会议，旨在争取群体权利，反映群体意愿。
例如：职代会、团代会
4、社交型会议：商界各单位以扩大本单位的交际面为目的而举行的会议。
例如：茶话会、联欢会
三、商务会议的作用
、实现决策民主化、科学化的必要手段
2、实施有效领导、有效管理、有效经营的重要工具
3、达成共识、贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法
4、保持接触、建立联络、结交朋友的基本途径
第二节洽谈会礼仪
这里所说的商务洽谈也就是商务谈判。洽谈和谈判在本质上没有区别，只是在字面上有微妙的差异，洽谈突出的是和睦与彼此对谈的方式，色彩更温和形式更灵活；谈判强调的则是评判分歧，得到某种结果。商务洽谈是交易双方在维护各自经济利益的前提下，进行双向沟通，经过协商达成交易的行为和过程。它是商贸公司的日常主要工作，是公司为推销商品，与贸易伙伴进行的协商协调活动。商务关系网络越是密布、宽阔的公司，对外的贸易交往也越频繁，经济效益增长就越快，洽谈活动也就越显得重要。商务洽谈礼仪不是附着在商务谈判之上的一种形式，而是商务洽谈本身的重要组成部分。
一、礼仪在商务洽谈中的作用
商务洽谈既是一门科学，又是一门艺术。优秀的谈判者，不仅要精通专业知识，掌握社会学、心理学、语言学等方面的知识，还要求通晓礼仪知识，这样才能在洽谈中得心应手、应付自如。商场如同战场，在市场经济条件下，各行各业之间、企业之间，为了自己的经济利益，寸利必争，毫不相让。但是商场毕竟不是战场，这种竞争不是真刀明枪、你死我活的拼杀，商场上的较量是文质彬彬地进行的。即使双方有争议，相持不下，一切言行也必须是彬彬有礼的。无论交易成功与否，注重礼仪都是十分重要的。礼仪在商务洽谈中起着重要作用。
（一）创造良好氛围，拉近双方距离
一个企业，如果能够热情周到、大方得体地接待客户，想对方所想，帮助对方解决困难，解决疑问，尊重对方，就会使客户感到你是有诚意的，乐意同你打交道。在一个宽松和谐的氛围中洽谈，就会自然地缩短双方的距离，容易找到一个双方均能接受、彼此都可受益的结合点。
（二）塑造良好形象，推动交易成功
在商务洽谈中，交易双方可能并不了解，而个人形象往往是企业形象的代表。有这样一种常见的现象：在商务活动中，一方往往通过对方的仪容仪表、举止言谈来判断对方，并通过对方来分析他所代表的企业的可信程度。进而影响与其交往合作的程度。由此可见在商务活动中，双方人员的高尚道德情操、彬彬有礼的言谈举止、渊博的知识、得体的礼遇，都会给对方留下深刻的印象，并对企业产生好感，减少谈判阻力，推动交易成功。
（三）加深理解，促进友谊
在商务洽谈中，双方都要维护各自的经济利益，难免会发生一些冲突。企业与企业、人与人之间因商务活动而产生的冲突，不是对抗，更不可把交易中的矛盾变为对某个企业或个人的攻击，而要把人和事区分开来。&ldqu;买卖不成情义在&rdqu;。在商务谈判双方相持不下的时候，也要注意礼仪规范，通过理解和沟通，找出双方都能接受的方案，通过交易，双方建立友谊，成为长期的合作伙伴。即使交易不成，由于待人真诚，礼仪有加，双方也会沟通感情，建立友谊，日后会寻找其他的合作途径。
商务洽谈是在人与人之间进行的，因此洽谈的过程又是一个人际交往的过程。人际关系在洽谈中往往起着十分微妙的作用。道德水平低，礼仪修养差的人和企业，是无信誉可言的，在商场上很难取得成功。而如果能够以诚相待，尊重对方，感情融洽，洽谈就可能取得理想的效果。因此，在洽谈过程的始终都应非常注重礼仪。
二、洽谈准备
俗话说：&ldqu;不打无准备之仗，不打无把握之仗。&rdqu;战场如此，商场亦如此。商务谈判开始以前，必须做好充分的准备。在准备过程中，洽谈的目标和策略固然重要，但礼仪方面的准备也不可忽视。
（一）谈判班子
作为一般的商务谈判班子，大多需要配备三个方面的人员，即技术人员、商务人员和法律人员。从我国的实际情况出发，一般还应再有一名领导干部来领导和协调整个谈判班子，也可以从上述三个方面的专家中委任一人兼职担任领导工作。谈判班子的构成，要遵循对等性原则，选与对方谈判班子职务相近的人员参加谈判。一个精干的谈判班子，不仅能给洽谈创造有利的条件，同时也是对对方的尊重。
（二）有关资料
&ldqu;知己知彼，百战不殆&rdqu;，这是众所周知的古训。在商务谈判中，也必须了解对手的情况，这些情况一般至少应包括以下几个方面。
、对方企业的情况：公司的发展历史、公司资信、产品性能、产品特点、市场占有率、产品的市场潜力、技术力量、工艺水平、产品价格和结算方式等。
2、谈判对手的情况：谈判人员的年龄、资历、地位、性格特点、谈判风格以及对我方的态度，与我方交往的历史等。寻范文上p
3、对方的文化背景和礼仪习惯：这些方面虽然似乎与谈判没有直接关系，但有时却可能起到意想不到的作用。在商务谈判中，如果了解并尊重对方礼俗，双方则容易沟通感情，增加信任，对谈判有积极的作用；反之，如果不了解对方的文化背景和礼仪习惯，那么哪怕不经意的一句话、一个动作，都有可能导致谈判破裂。
（三）物质准备：在商务谈判中，观念化的&ldqu;礼&rdqu;要通过名物化的&ldqu;仪&rdqu;来体现。谈判必须有一定的物质准备：谈判场所的选择和布置，办公和通讯工具的准备，休息场所的安排，礼品的档次和数量，宴请的规格等等，无不体现着礼仪。
、谈判场所：一般有主场、客场、中立地点三种情况。三种谈判场地各有利弊，因此选择谈判场地不是一件轻而易举的事情。大型谈判的礼仪要求相对高一些，可在双方所在地轮流进行，以示平等，也可在第三地举行，以示公允。小型谈判，往往只有三两个人参加，则不甚重视地点，一般来说，在自己熟悉的场所谈判要比在生疏的地方更得心应手但必须征得对方同意才行。
正式谈判往往需要两个房间甚至更多，其中包括主谈室和密谈室。主谈室应当舒适、光线充分，具备良好的灯光、冷暖调节、通风、隔音等条件，并配有一定的装饰、摆设、烟茶用具等。谈判室内的桌子既可以是长方形的，也可以是圆形或椭圆形的，一般以长方形为佳。在座位上要放一小牌，注有入席者的名字或职务，以便引导入座。
会谈的座席安排有几种方法：若是双边会谈，通常使用长桌或椭圆桌。宾主相对而坐以正门为标准，客人面向正门，主人背对正门而坐。双方主谈人居中坐，其他人则按职位顺序左右排列，记录员安排在后排就座。若双方参加会谈的人数少，也可安排记录员坐到前边来，有时也可坐在长桌两端。如果正门在会议桌的一侧，那么就以进门面对的右手一方为客方的座位，左手一侧为主方的座位。多边会谈的座位可以安排成圆形或方形/小范围会谈可以不要桌子，只需摆几个沙发就可以了，此时主人右手一侧为客人的座位，也可以穿插而坐。
2、食宿安排：如果是在本公司所在地谈判，作为东道主，则应为对方安排食宿。食宿安排的基本要求是：舒适、安全、卫生、方便，使对方有宾至如归之感，以体现出本公司的诚意。住宿安排，应事先了解对方人员情况，并可征求对方对住宿的要求，据此选择一家档次高的宾馆，同时可准备一家中档饭店以备变化之需。切勿把饭店档次定低了，以免给人造成轻视的感觉；宴请对方是礼尚往来之举，宴请前一定要弄清楚对方的风俗习惯和口味，并视客人情况决定丰俭。设宴地点不要安排在客人下榻的饭店，这样会造成一种在客人家里招待他们自己的感觉。一般选择一家有特色、有档次，并能代表本地餐饮水平的饭店或餐馆招待客人，使之产生礼遇有加之感。
3、礼品的选择与赠送：谈判中，双方可相互赠送礼物，以增进情感与友谊，巩固交易伙伴关系。赠礼以前，要清楚对方的喜好与习惯，一件虽然价值不高但富于象征意义、充满地方特色的礼物总能备受欢迎。礼物价值不可过高，否则有行贿之嫌。另外，赠送或接受礼物均应符合有关法律与政策的规定，并要注意选择送礼的时间，彼此关系不熟时不要送礼。互赠礼物只有遵循这些原则，才能符合礼节。
（四）谈判气氛
、谈判时间
谈判时间的安排对双方人员的情绪和谈判结果影响很大。根据谈判时间对哪方有利，清障车可划分为四类：对己方有利时间；对他方有利时间；互利时间；对双方均不利时间。时间的确定，须遵守利人更利己的原则，由双方商定，不能一方武断做主，否则会有损对方的尊严，为洽谈埋下破裂的种子。到外地去洽谈商务，不要经过长途跋涉后即开始洽谈，应安排在经过充分休息、恢复体力后再开始；谈判不要安排在用餐时间，因为用餐时，大脑正处在松懈状态，精神和智力都明显下降，对洽谈有不利影响；不要安排在节假日洽谈，因为双方在心理上难以进入工作状态。
2、谈判议程：谈判议程是双方都要控制的。在谈判之前应对议程进行详尽的审议，以免在礼仪上有不周之处，也避免受制于人。谈判议程的确定包括两方面内容：一是谈判议题，即谈判就哪些问题展开，讨论哪些问题；二是议程时间安排，即议题讨论的先后顺序与时间长短。另外，还要看对方人员是否与我方人员有对应的地位，以避免与没有决定权的人谈判。
确定议题的第一步应根据谈判目标，将有关问题全部罗列出来。第二步是根据保护本方利益原则，将有利于本方的问题列入谈判议题，将对本方不利的议题排除在谈判议题之外。谈判时间安排的总原则是：将对本方有利的议题排在前面讨论，并给予足够的时间；将对本方不利或本方准备做出让步的议题放在后面讨论，并尽量给予较少的时间。
3、谈判目标：谈判目标是洽谈的导向和谈判所要达到的目的。谈判目标一般分为三个层次，即必须达成的目标、希望达成的目标和乐于达成的目标。在谈判中，讨价还价是必然的，当对方做出一定让步时，己方也要考虑适当让步。在谈判圈子里，三层目标都守着不放，被认为是不礼貌的。乐于达成的目标，在必要时可以放弃；希望达成的目标，只有在迫不得已的情况下才能放弃，但是必须以对方的重大让步为前提；而必须达成的目标则毫无讨价还价的余地，宁肯谈判破裂，也不能放弃。坚持这个目标，不但不会破坏谈判气氛，反而会使对手更加敬重你。讲究礼仪与坚守原则是不矛盾的。
整个谈判过程，需要一个良好的氛围，使双方人员能够彼此相容，才能保证谈判达到预期的目标。在准备阶段的礼仪，为营造这种气氛打下了基础。如果不做准备即匆忙开始谈判，并很快进入实质阶段，不注重行为举止的礼仪，不尊重对方，谈判开始就摆出咄咄逼人的气势，往往会使对方不快，引起对方的自卫和反击，形成对立性谈判，并导致谈判失败。
三、洽谈方针
（一）礼敬对手谈判人员要时刻把握好&ldqu;利益&rdqu;和&ldqu;礼仪&rdqu;的辨证关系。
、谈话礼仪
要心平气和地讨价还价和讨论问题。在较量阶段，双方为了各自的经济利益，唇枪舌剑，很容易感情冲动，稍不留神，就会酿成谈判人员的个人冲突。失去理智，不顾礼仪，也就失去了生意。较量过程中，有礼节的做法是：谈话范围广阔，双方有充分的回旋余地较量限于双方观点的交锋，而不是双方人员的冲突；诚心诚意地探讨解决问题的共同途径只有张弛，不要一个回合就想取胜和轻易逼人就范。
2、注意态度
谈判中态度要端正，语言要文明。在较量阶段，一般说来，一忌无理纠缠或不顾事实地狡辩、诡辩；二忌抓辫子，打棍子，抓住对方的偶尔口误不放；三忌讽刺、挖苦、嘲笑四忌该说的不说，不该说的穷说，不知道的瞎说。对争论的问题概念要明确，事实要清楚推理要有逻辑性，论证要有说服力，让对手心悦诚服地接受。
3、举止庄重
较量过程中举止要庄重。商务谈判自始至终都应注意自己的一举一动，但在较量阶段尤其要注意举止姿态的礼仪，否则极易引起误解。举止适度不仅是一种礼节，而且表现出热情、诚恳、谦虚的交往态度。举止不适则不仅失礼，而且常常被人们理解为傲慢、冷漠虚伪、做作。比如，双臂交叉抱于胸前，往往被认为表示防备、疑虑心理，或表达对对方意见持否定态度；两腿经常挪动或不时来回交叉，则会被认为不耐烦或有抵触情绪，揉眼睛、捏鼻子、仰靠在椅背上，是抵触、不信任或对继续谈判失去兴趣的表示；两手手指顶端对贴在一起，掌心分开形似尖塔，通常表示高傲、自信、踌躇满志或暗示自己地位高，是降贵屈尊同对手谈判等。所以应避免使用这些动作，而一些符合礼仪的举止动作往往可以引起对手的好感，有利于谈判的顺利进行。比如，身体正对谈判对手，挺胸抬头，目光平视，面含微笑，表现出谈判人员有自信心、有兴趣、有进取心。近台而坐，身子前倾，目光专注，则表示注意力集中，态度诚恳，期盼谈判成功。微笑是社交中最好的非语言信号，恰当适度的运用往往可以表达谈判者的自信大度，对融洽双方关系也有很大的作用。
（二）依法办事
（三）平等协商
要用礼节性的方式打破僵局。交锋阶段如果双方想法和要求差距很大，或是差距不大但都各持己见，就会出现僵局，使谈判停滞不前。出现僵局时，要讲究礼仪，用灵活的方式打破僵局。常用的方式方法有如下几种：
、变换谈判议题：（转移法）由于某个议题引起争执而又一时无法解决时，不妨交换一下议题，把僵持不下的议题暂且搁置一旁，等其他议题解决好，再在友好的气氛中讨论僵持的议题。
2、暂时休会：（休会法）谈判出现僵局时，应当从谈判者的实际利益出发，彼此约定再次商谈的时间、地点，以冲淡僵局的气氛。
3、为对方找台阶：在僵局状态下让步是有损&ldqu;面子&rdqu;的事，懂得这一点，必要时给对方提供一些打破僵局的台阶，往往起着意想不到的作用。
4、将问题上交：谈判陷入僵局而又没有可以奏效的方法时，谈判双方可将问题上交各自的委派者或上级主管部门，由其提供解决方案。
此外，还有寻找调解人、寻找第三方案等，都是打破僵局的好办法。
谈判较量阶段是最需要礼仪保驾护航的阶段，在谈判中千万不能伤了和气，不能伤害对方的自尊，不能失去对方的信任。否则带来的损失将是无法弥补的。
（四）求同存异
（五）互利互惠
谈判是一门艺术，它体现在整个谈判过程的各个阶段、各个环节以及谈判的方法和策略上。在谈判中出现僵局或分歧，不要轻易放弃，要寻找一切途径和方法，达到预期目的一般来说，有诚意地适当调整自己的目标，做些必要的妥协让步是十分有益的。
让步是谈判中常用的技巧。运用时要有理、有利、有礼、有步，双方让步的幅度要对等，所谓投桃报李，来而不往非礼也，让步是为了达到己方谈判目的的手段。当谈判目标已达到或对方绝无进一步让步的可能时，应主动转入妥协，不要穷追不舍，咄咄逼人，要给对方留有一定的余地，把谈判对手逼入死角是不礼貌的行为，也不利于进一步的合作。很重要的一点是，让步的幅度要适当，让步幅度太大或太快，反而会使对方产生疑问，不利于谈判的成功。当然，也不能过于吝啬，让步幅度要足够，才能使对方受到鼓励，增强成交的信心。
让步是有条件的。有时，坚持自己的谈判条件，不等于无礼，在没有得到对方相应交换条件时，做出轻易的让步甚至无条件的让步，不但不会让对方满足，反而会刺激对方更加苛刻的要求。在谈判桌上，礼仪只是一副温情的面纱，遮盖着彼此的唇枪舌剑。所以，如果对手接受了你的让步，不必感到不好意思。如果你的对手让步了，要控制自己的情绪不要喜形于色、得意忘形。重要的是要分析对手让步的用意，要称赞对手的让步是如何明智，让对手感到他的让步给你带来了极大的面子和满足。
有时，双方会各持己见、毫不妥协，这是因为，谈判者往往代表着一个社会组织，因而不会轻易改变自己的立场，否则有损于他及其所代表的组织形象和尊严。
谈判中不能变来变去，这是一种犹豫不决、缺乏魄力的表现，即使做出让步，也是在不损害根本利益和尊严的前提下所做出的。有人说，谈判桌上没有输家，是有一定道理的。凡成功的谈判，应是各方都对结果感到满意，各方站在各自的角度都认为达到了理想的结果。即使生意谈不成，但沟通了信息，交流了感情，认识了朋友，也是一种令人满意的结果。
（六）人事分开
第三节发布会礼仪
现代信息社会，越来越多的公司意识到了传媒的巨大作用。为了宣传自身的形象，提高社会知名度或澄清事实的真相，公司经常通过新闻发布会的方式向社会传递信息。
一、新闻发布会的含义
新闻发布会简称发布会，有时亦称记者招待会。是一种主动传播各类有关信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正的报道的有效的沟通方式。
二、新闻发布会礼仪
（一）新闻发布会的筹备
、主题的确定：决定要召开新闻发布会之后，首先就要确定其主题。一般来说，其主题主要有两类：
（）说明性主题：如企业推出新产品、企业的经营方针有所改变等。桥检车此时新闻发布会主要是对外宣布决定。例如：奥妙是世界知名企业联合利华旗下的重要洗涤产品品牌。999年0月，在内部条件成熟的情况下，联合利华决定推出两种新款奥妙洗衣粉，同时对原有价格进行大幅度调整。为了保证&ldqu;奥妙降价&rdqu;这一重大市场举措的顺利完成，公司公关部决定在北京、上海、广州三地同时召开新闻发布会，公布降价信息的同时展开新闻公关宣传。
（2）解释性主题：如企业产品质量出现了问题，企业出现了重大事故等。此时，新闻发布会主要是对所发生的事件进行解释。例如：2000年0月到月期间，韶关学院近二百名学生感染副伤寒症，一时谣言四起，说韶大发生瘟疫，已经死了好几十人。为此韶关学院专门召开新闻发布会辟谣，说明情况，解释真实原因。
主办单位应根据具体情况确定好主题。
2、时间的选择：避开节假日；避免与重大社会活动相冲突；避开其他单位的新闻发布会；防止与新闻界的宣传报道重点相左；紧迫性、时效性极强的事件，应马上组织召开新闻发布会。通常认为，举行新闻发布会的最佳时间，在周一至周四的上午十点至十二点或是下午的三点至五点左右。在此时间内，绝大多数人还是方便与会的。
3、地点的选择：主要考虑本单位所在地，事件的发生地，当地较有名气的宾馆、会议厅等等。应考虑交通是否方便，采访条件是否优越，扩音、录音、录像设备是否完好座位是否够用等问题。还可选择首都或其他影响巨大的中心性城市。
4、人员的安排：新闻发布会的主持人、发言人的选择是否得当，直接关系到发布会的成败。新闻发布会的主持人大都由主办单位的公关部长、办公室主任或秘书长担任。主持人应该仪表堂堂、反应灵敏、语言流畅、善于把握大局、长于引导提问、对主持会议具有丰富经验。而发言人则通常由本单位的领导人担任。因为领导人对本单位的方针、政策及各方面情况比较了解，由他们回答记者提问更具有权威性。除此以外，发言人还要在社会上口碑较好、与新闻界关系较为融洽，还应当有良好的修养、渊博的学识、敏捷的思维较强的记忆并且善解人意、能言善辩等等。
案例：陈毅答记者问。
5、材料的准备：
（）发言提纲：既要紧扣主题，又要全面、准确、真实、生动。
（2）问答提纲：可事先预测一下记者将要问到的问题并准备好答案，以使发言人在现场回答问题时心中有数、表现自如。
（3）宣传提纲：事先可将报道重点、有关数据、资料编印出来，作为记者采访报道的参考资料，明确召开新闻发布会的宣传目的。
（4）其他辅助材料：包括图片、实物、模型、录像、光碟等，其目的是增强发言人的讲话效果，加深与会者对会议主题的认识和理解。
6、媒体的邀请：
邀请哪些记者参加应根据发布会的性质而定；为扩大影响和知名度，可以多种类、多层次地广邀记者参加；应将请柬送到新闻单位或记者本人手中，并及时利用电话联系，落实记者的出席情况。
（二）新闻发布会程序礼仪要求
、签到：新闻发布会的入口处要设立签到处，安排专人负责签到、分发材料、引入会场等接待工作。相关人员要热情、大方、举止文雅。
2、会议开始：主持人宣布开始，并将召开新闻发布会的目的、将要发布的消息或要公布的事情经过、真相等作简要介绍。这番话是整个新闻发布会所要传达的主旨，相当重要。新闻发布会主持人的作用：根据会议主题调节好会议气氛；当记者的提问离会议主题太远时，要善于巧妙地将话题引向主题；当会场出现紧张气氛时，能够及时调节、缓和。切实把握好会议的进程和时间。
3、领导人发言：发言要突出重点、具体而恰到好处；语言要生动、自然，吐字要清晰，切忌罗嗦冗长。
4、答记者问：在回答记者提问时要准确、自如，不要随便打断记者的提问；对于不愿透露或不好回答的事情，不应吞吞吐吐，要婉转、幽默地向记者做出解释；遇到不友好的提问，应该保持冷静，礼貌地阐明自己的看法。不能激动或发怒，以免引出负面报道。
案例：、周总理答记者问
西方记者有一次问周总理：&ldqu;请问，中国人民银行有多少资金？&rdqu;这问话实质是讥笑中国贫穷。总理回答说：&ldqu;中国人民银行的货币资金嘛，有十八元八角八分。&rdqu;全体记者为之愕然，总理接着解释：&ldqu;中国人民银行发行面额为十元、五元、二元、一元、五角、二角、一角、五分、二分、一分的主辅币人民币，合计十八元八角八分。&rdqu;总理采用有意一转，不回答对方所指的&ldqu;资金&rdqu;，而是人民币的面额，这既保守了国家机密，又解答了问题。
2、罗斯福保密
3、基辛格妙语答记者
（三）会议结束：新闻发布会结束后，主办人员要向参加者一一道别，并感谢他们的光临。如有必要还可以向参加者赠送一些小礼品。个别记者有特殊问题时，有关人员还应耐心地予以答复。新闻发布会后，主办单位还应整理保存相关资料，并及时收集与会记者做出的报道，检查是否达到了举办新闻发布会的目的，如有不利于本单位的报道，要采取适当方式予以更正说明。
第四节展览会礼仪
展览会重在&ldqu;展览&rdqu;。在众多观众眼中，举办或参加展览会的礼仪本身就是一件&ldqu;展品&rdqu;。为了让展览会展现出公司积极正面的形象，其本身的礼仪工作务求无懈可击。
一、展览会的筹备
（一）明确展览会的主题：任何一个展览会都应有一个鲜明的主题，这样才能明确展览会的对象、展览会的规模、展览会的形式等问题，并以此来进行展览会的策划、准备和实施
（二）确定时间地点：展览会举办的时间地点应根据展览会的目的、对象、形式以及效果等多种因素综合考虑。、时间的选择：要方便参展者和举办者，要考虑本行业的淡旺季，并考虑参观者的方便与否。
2、地点的选择：可根据参展单位的地理区域不同确定在本地、外地或国外，应注意交通、住宿是否方便，辅助设施是否齐全等问题。
（三）确定参展单位：当展览会的主题、时间、地点确定后，就要对参展的单位发出正式邀请，或向社会发布招商广告。邀请函或广告中应明确展览会的宗旨、举办展览会的时间和地点、报名参展的具体时间和地点、咨询相关问题的联络方法、展位费用，以便对方决定参展与否。不能以任何方式强迫对方参展。
（四）展览内容的宣传：应设计好展览会的会徽、会标及相关的宣传标语；就展览会的主题、内容、时间、地点做广泛的宣传，吸引各界人士的注意和兴趣；成立一个专门的新闻发布组织，负责与新闻界的联系，提供有价值的新闻资料，以扩大影响范围，增强展览会的效果。
（五）展览会的布展制作：布展的效果应达到与展出的物品合理搭配、互相衬托、相得益彰，以烘托展览会的主题，给人一种浑然一体、井然有序的感觉。布展工作主要包括：区域的合理分配，文字、图表、模型与实物的拼接组装；灯光、音响、饰件的安装；展版、展台、展厅的设计与装潢。
（六）其他组织工作：展品的运输、安装与保险；车、船、机票的订购；通讯联络设备的准备；展览会的安全保卫；公关、服务人员的选拔与培训工作。
二、参展礼仪
（一）主办方人员礼仪
、注意形象：穿着要端庄，举止要文雅。
2、协调好与各参展单位的关系，做好各项服务工作。
3、对既定的展期、展位、收费标准等不能随意做改动。
4、主持人应表现得庄重、诚恳、气派，增强公众对展览会和产品的信赖感
（二）参展方人员礼仪
、应具备与产品有关的专业素质。
2、掌握展览知识和技能，礼貌地对待每一位参观者，达到公众满意的效果。
3、统一着装，胸前佩带标明本人单位、姓名、职务的胸卡。
4、礼仪小姐最好身穿色彩鲜艳的单色旗袍，胸批写有参展单位或其展品名称的红色绶带。
5、用热情、诚恳、公平的原则接待每一位参观者。当参观者进入展位时，要主动与之打招呼以示欢迎。对于观众提出的问题，要做到百问不烦、认真回答；当观众离开时，工作人员应主动与其道别。
6、各尽其责，不得东游西逛、无故脱岗。
7、绝不允许在参观者到来时坐卧不起，怠慢对方。
8、对于个别不遵守展览会规则，乱摸乱动展品的观众，要以礼相劝。必要时可请保安人员协助。
9、在讲解产品时，要注意语言流畅、声音洪亮。介绍的内容要实事求是，并突出自己展品的特色。必要时，还可做一些现场示范。讲解完毕应对听众表示谢意。
三、参观礼仪
展览会的参观者，要遵守大会的秩序，服从有关工作人员的管理。不在会场嬉笑打闹；不乱动、乱拿展品；与组织者共同维护展览会的秩序和声誉。
总之，展览会是展示产品的地方，更是体现商务礼仪的窗口。作为一个出色的商务人员，更不能忽视这个充满潜力的舞台。
第五节赞助会礼仪
赞助是现代社会慈善事业的重要财源之一，也是企业或个人回报社会的一种重要形式。积极地参与赞助活动，其本身就是树立形象、拓展公共关系的重要商务活动。
赞助，就是用金钱、实物、技术或其他财富对其他组织或个人进行资助，以帮助其完成某项活动。
一、了解赞助的类型
依据赞助的项目所划分的赞助类型，往往可以对赞助单位的动机、品位进行直观而形象的了解。商界通常所积极赞助的项目，大致上可分为以下几类：
公益、慈善事业；教育、科研事业；专著出版；医疗卫生；文化活动；体育运动；娱乐休闲
二、明确赞助的步骤
（一）前期的研究
（二）赞助的计划
（三）项目的审核
（四）承诺的兑现
三、做好会务安排
（一）地点的选择与布置
（二）参与人员的选择与基本礼仪要求
（三）赞助会的会议议程
四、进行赞助活动的评估
赞助活动本身，需要由公司付出一定的赞助费，如果仅仅因为商务礼仪方面出现了&ldqu;小问题&rdqu;，导致公司形象受损，那么赞助活动不能达到原来的目的，反而起反作用。