在全省档案信息化建设现场会上的讲话

同志们：
　　去年七月省档案局在ＡＡ召开了全省档案信息化建设工作会议，推动全省档案信息化建设有了突破性的进展。现在，我们又在攀枝花市召开全省档案信息化建设现场会，总结交流攀枝花市档案信息化建设的做法和经验，进一步探索和解决档案信息化建设中的问题。这是一次务实的参观学习会，加油鼓劲的会。希望通过这次会议，对全省档案信息化工作产生切实的推进作用。
　　一、档案信息化是推动档案事业发展的火车头
　　党的十六大指出，全面建设小康社会，最根本的是坚持以经济建设为中心，不断解放和发展社会生产力。因此必须完善社会主义市场经济体制，推动经济结构战略性调整，基本实现工业化，大力推进信息化，加快建设现代化，保持国民经济持续快速健康发展，不断提高人民生活水平。而信息化是加快实现工业化和现代化的必然选择。走新型工业化的路子必须坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化。十六大从全局和战略的高度深刻指明了信息化在国民经济和社会发展中的重要地位和作用。她告诉我们，信息化是推动工业化、推动现代化、推动经济和社会发展的火车头。档案信息化是国家信息化的重要组成部分，也是推动档案事业发展的火车头。抓住档案信息化就是抓住了加快档案事业发展的战略机遇，就是在努力贯彻十六大精神，实践“三个代表”重要思想，发展先进生产力，就是在为党和国家工作大局服务，促进经济和社会发展。
　　半年多来，全省各级档案部门认真贯彻落实全省档案信息化建设工作会议精神，按照《全国档案信息化建设实施纲要》和《四川省档案信息化建设实施意见》（征求意见稿）的要求，规划和组织实施档案信息化建设，取得了不同程度的进展。在建设规划上，各级档案部门积极争取党委政府和有关部门的支持，逐步把档案信息化建设提上了议事日程，有的已经列入了政府计划或当地信息化系统工程。绵阳市档案局已正式列入计划，并落实了部分经费，去年已到位20万元。攀枝花市档案局也获得政策和资金上的支持，把档案信息化列入市信息产业“十五”规划和“数字攀枝花”项目之中。在网络建设上，县以上档案局已大部专线接入四川党政网，并积极配合四川党政网管理中心抓好本地区机关、单位档案室的党政网接入工作。在软件的统一和推广应用上，省、市（州）档案部门与党政网管理部门通力合作，大力宣传和推广《四川省电子文档管理系统》，积极培训软件操作人员，指导安装新软件和进行软件升级，已有000多套软件开始运行，为全省文档管理软件的统一和新产生电子文档的规范化管理开创了良好局面，打下了坚实的基础。在馆藏档案数字化处理工作上，省档案局制定了地方标准《四川省文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》，各地依照标准格式开始着手档案数据著录工作。总体说来，我省档案信息化建设工作已正式起步。
　　由于我省档案信息化建设是在经济条件比较差的情况下开始起步的，面临着不少困难和问题。一是大部分市州尚未把档案信息化建设列入政府计划和财政预算，缺乏必要设备设施投入和资金保障；二是档案部门除有少量微机外，档案数据库尤其是海量数据库的设施设备，档案数据录入、输出设备，信息网站设备等，不仅数量少，而且不配套；三是我省馆藏档案数量多，“文革”前档案质量差，数字化处理的工作量和难度都很大；四是档案信息化人才缺乏，职工队伍计算机应用水平低，高层次人才很少。
　　面对这些困难和问题，我们应当下定决心，坚定信念，开拓进取。一方面我们必须下功夫，努力争取政府领导和有关部门的支持，解决档案信息化建设的“硬件”问题，也就是必要的设备设施和经费问题。另一方面，要扎扎实实地按照标准，做好档案信息化建设的基础业务工作，也就是“软件”问题。档案信息化建设的“硬件”和“软件”必须同时抓，经过三五年的努力后，必定会有成效。2月2日，省政府常务会议听取了档案工作的专题汇报，省长张中伟和分管副省长蒋巨峰同志都明确表示，要支持档案信息化建设。但不搞重复建设，必须依托四川党政网和电子政务进行，所需设备和经费报信息化领导小组研究决定。2月24日，国家档案局毛福民局长专程来川检查指导档案信息化建设工作。毛局长在检查和听取了省局和ＡＡ、绵阳、德阳、攀枝花、ＸＸ、眉山市局的情况汇报后认为，四川省档案信息化工作抓得非常主动。全国档案系统都像四川这么抓下去，档案信息化建设的形势就非常乐观。毛局长要求各级档案部门要千言万语、千辛万苦、千方百计地把信息化搞起来，迈过这一关，档案事业就将全盘皆活。我们一定要按照省政府的意见和毛局长的要求，坚定走档案信息化的路子，积极主动地抓好档案信息化建设各项工作。
　　二、积极学习借鉴攀枝花的成功经验，全面推进我省档案信息化进程。
　　这次档案信息化现场会在攀枝花市召开，是因为攀枝花市档案局经过几年坚持不懈的努力，抓住机遇，较好地解决了档案信息化建设工作上的主要问题，克服困难，开拓进取，迈出了可喜的步伐，精神可嘉，成绩可贺。他们的成功经验可以归结为五个方面，值得全省各级档案部门学习借鉴。
　　一是解放思想，与时俱进。攀枝花市地处我省西南边陲，地域偏远。但攀枝花市的领导和档案部门的同志们思想解放，认识到位，在计算机管理档案及档案信息化方面思想观念是与时俱进的。早在997年，攀枝花市就报经市科技局立项，推出了第一代文档管理软件《计算机文档管理系统》，998年研制出了《金沙文档》管理软件单机版并在全市普及应用，2002年又着手研制《金沙文档》网络版。省档案局《四川省电子文档管理系统》推出后，该市积极顺应全省档案信息化建设的整体需要，采用升级的办法完成了《四川省电子文档管理系统》对《金沙文档》的替换工作。与此同时，攀枝花市档案部门大力推广普及计算机管理档案，尤其是在近两年间，他们结合档案整理新规则的贯彻，抓住机遇，创造条件，使全市应用计算机管理档案的程度达到80%，其中市级机关、仁和区、东区、西区和全市档案局（馆）均已达到00%，多数档案局（馆）已实现人手一台计算机。在网络建设上，市档案局（馆），仁和区档案局（馆）已建立“三网”，其他区县均已专线接入党政网。
　　二是依托电子政务，依靠政府和有关部门的支持和投入。攀枝花市档案局始终把档案信息化作为政府信息化工程的重要组成部分，积极争取市委、市政府和市科技局、市财政局、市目标管理部门以及市级机关各部门的支持，从而为全市档案信息化建设争取了资金，改善了条件，理顺了工作关系。随着经济和社会事业的发展，攀枝花市政府加大了对档案事业的投入，尤其是最近三年，每年财政投入的资金都在200万元以上。在《攀枝花市电子信息产业“十五”发展规划》中，明确规定了全市档案工作的发展思路，工作重点和工作目标。市政府支持把档案工作和档案信息化建设纳入目标管理，把档案的数字化工程列入《数字攀枝花》，把档案信息化内容纳入乡镇规范化档案室验收标准，经档案部门考核验收合格后，由市政府采取“以奖带补”方式予以一次性奖励5000元，作为配置计算机和软件的专项资金。在馆藏档案的著录和录入工作上，经市政府同意专项拨给录入资金，仁和区政府确定“谁所有谁负责”的原则，由立档单位派人到档案馆录入。这些办法、措施的制定和实施，没有政府的统一规划、支持和投入，仅靠档案部门的力量是绝不可能办到的。在现场会上，仁和区政府也介绍了他们如何重视抓好档案信息化建设的做法和经验，说明了政府支持、重视的极端重要性。仁和区的做法为档案部门提供了经验，仁和区政府为全省树立了一面区、县政府抓好档案工作的旗帜。
　　三是技术支撑和行政手段相结合，大力推进档案信息化建设。攀枝花市档案局认真贯彻执行国家档案局和省局制定的有关标准和办法，结合实际制定了《攀枝花市档案数据著录要求》，从技术层面上解决了录入数据、项目、格式的统一和规范，通过集中培训和上门指导，确保档案著录数据的质量和查准率。在此基础上，通过行政手段，依托《金沙文档》及《四川省电子文档管理系统》软件载体，从抓馆（室）藏档案的著录和抓机关各部门新产生文件的电子化管理两个方面入手，齐头并进，大力推进档案信息化建设。馆藏档案通过条目著录和全文扫描分别建设目录数据库和全文数据库，逐步实现馆藏档案文件级机检和部分全文机读。他们规定从2002年起，各单位的发文必须在档案管理软件上挂接全文，在完成发文的同时完成电子数据的转化和归档工作，今后不再重复著录和扫描。对2002年以前产生而尚未进馆的档案，要求各机关档案室采取由后往前倒推的方法，争取在“十五”未完成50%的永久和长期档案文件级条目的著录，在向档案馆移交纸质档案和目录的同时移交机读目录。在著录工作及档案信息资源建设上，攀枝花市档案局坚持了统筹规划，分步实施；分工负责，统一入库；齐头并进，区分重点的工作思路和工作方法。目前全市已著录目录数据30万条，部分重要文件的全文录入工作已着手进行。
　　四是转变业务指导的重点和方法，加强电子文档管理的指导与监督。攀枝花市档案局的业务指导工作一直搞得比较好。近年来，他们在业务指导上较好地实现了由微观指导向宏观监督的转变；从传统载体档案管理向电子文档管理的转变。无论是对馆、室业务的指导，对企业和科技档案的业务指导，还是开辟档案工作服务新领域，都坚持把电子文档的管理作为工作重点，注重调查研究，形成了《攀枝花市电子公文归档管理办法》等规范性的文件，解决了电子档案接收、保管和利用方面的一些技术方法。业务指导人员与计算机管理和软件开发人员紧密配合，使档案业务指导与普及计算机应用技术相结合，与推广和应用文档管理软件相结合，有效地促进了各机关、团体、企业事业单位应用计算机管理档案的进度和水平的提高，规范和加强了对电子文档的管理，奠定了全市档案信息化工作基础。
　　五是注重人才和队伍建设。事业兴旺，人才为本。攀枝花市档案局历来重视人才队伍建设。近5年来，先后与市电大联办了档案专业大专班和中专班，举办了0多期业务技能和计算机操作培训班，现在又在积极酝酿筹办档案专业本科班。他们在局（馆）内部实行全员培训制，尤其是在计算机应用上，领导带头，人人过关，不仅能够网上办公，而且能够下基层指导应用。他们规定40岁以下年轻干部除完成正常工作外，每人每年必须撰写一篇以上业务论文或经验材料，并完成2000条档案著录任务。通过这些措施，更新了干部的知识，培养了实用型人才。这两年他们从四川大学、云南大学本科毕业生中选入档案专业人才2名，计算机专业人才名，充实了队伍，改善了结构，促进了工作。目前，攀枝花市局在职干部32人，具有大专以上学历的30人、占94%，中专学历2人。职工队伍的文化素质和专业素质正在进一步提高，精神面貌良好。
　　三、今后工作的几点意见
　　今年全省档案工作会议提出要在七个方面有新突破，其中档案信息化建设要有新突破是一个重点。借此机会，我再讲点意见。
　　档案信息化建设是推动档案事业加快发展的火车头。抓住它，可以带动档案基础业务，带动档案管理的标准化、规范化和现代化，带动档案部门的人才培养和素质提高，有利于推动电子政务、电子商务和社会各方面的现代化管理，有利于档案工作更好地为党和国家工作大局服务，为社会各界和广大人民群众服务。各级档案部门必须高度重视档案信息化建设工作，树立全局观念和一盘棋思想，以建立全省档案信息网络、档案数据中心和现行文件服务中心为着眼点，以整合全省档案信息资源，为社会各方面提供便捷、高效、优质的档案信息服务为目的。因此，我们既希望各市、州发挥自己的优势，创造自己的特色，又希望大家达成共识，齐心协力，协调一致地前进。尤其是在著录标准和格式上，必须协调一致，不能各行其是。当前和今后一段时间，要努力抓好五个方面的工作。
　　、各地档案部门要积极争取将档案信息化纳入政府的统一规划。档案信息化是政府信息化系统工程的重要组成部分，是电子政务的一个基础环节，应当纳入政府的计划，给予必要的财政投入。各级档案部门的负责同志，一定要积极主动地向党委、政府汇报，并做好有关部门的工作，争取他们的重视和支持。
　　2、建立和完善档案信息网络。全省档案信息网络主要是依托四川党政网。因此，各级档案局（馆）首先要专线接入四川党政网，同时要配合党政网建设管理部门，抓好各级机关、单位，包括乡镇链接四川党政网，延伸我们与各级机关档案室的网上关系。“四川省档案信息资源网”是全省档案系统通过互联网向社会提供的一个窗口，当前各地要积极利用这个网站发挥作用。在条件成熟时，省局打算把各市、州的网页交给市、州档案局管理。局（馆）办公网的建立和应用是信息化水平的标志。有条件的市、州档案局（馆）要尽快建立起来。这对我们的工作方式、工作效率、行政能力与水平将带来积极的影响。
　　3、继续抓好《四川省电子文档管理系统》的推广应用工作。这个软件不是一个普通软件，而是四川党政网应用系统的组成部分，是党政机关公文网上运转的保障，是档案部门贯彻执行档案整理新规则、加强电子档案规范化管理以及开展档案著录的依托，是赖以建立全省档案数据中心和文件服务中心的基础。因此，一定要从全省信息化建设的高度认识这套软件的应用，下决心广泛推广应用。要通过新安装和升级替换等办法最终达到普及的目标。最近推出的《四川省电子文档管理系统》20版进一步适应了各机关、团体的情况，应用起来更为得心应手。希望各级档案部门要在去年工作的基础上，继续加强宣传，加强培训，争取在今年内，在全省凡是已经接入或拟接入四川党政网的部门和单位，统一使用这套软件。
　　今年省局还将推出《四川省电子文档管理系统》网络版、《社区档案管理》以及农村乡镇（村组）档案管理软件，各地也要积极配合推广应用。
　　4、着手馆藏档案的数字化处理工作。档案数字化处理工作首先要着眼检索工具的现代化，加快机读目录的著录和数据库建设。第二要对重要档案全宗和利用频率高的档案逐步发展全文录入。第三，要抓好新产生的电子档案的接收、管理。著录和录入的方法以有利于检索利用方便而加以选择，方式可灵活多样。攀枝花市采用的分工办法，谁形成的由谁负责，各地根据自己的实际，可以借鉴，也可以创造更好的办法。档案数字化处理工作要有计划有重点地分期分批进行，省局拟在进一步调研基础上提出一个工作计划供大家参照执行。需要强调的是，档案数字化处理及档案著录工作，在技术标准和格式上必须严格遵循国家和省上的统一规定，否则就会走弯路，做无用功。要严格执行国家档案局制定的标准规范，严格执行四川省地方标准《文书档案著录细则与机读目录数据交流格式》，积极而又稳妥地开展。
　　5、加大培训力度，加强队伍建设。要抓住人才这个关键环节，采取多种形式和途径培养造就人才，不拘一格地引进和选用人才，千方百计地改善和提高档案干部队伍的整体素质。今年全省档案工作会议要求各级档案部门人才培养要有新突破。首先要把领导班子建设好，以班子带队伍，以队伍促发展。其次要加强档案干部的教育培训，努力达到档案专业的大专和本科水平。第三，要注重高层次专业人才的培养、引进和使用工作，使之在档案信息化建设中充分发挥作用。要努力为拔尖人才的成长和发挥作用创造有利条件，使他们乐于为档案信息化建设作出贡献。
　　总之，通过这次现场会，全省各级档案部门要积极行动起来，开拓进取，扎实工作，大力推进全省档案信息化建设。