现代公文的写作与处理：公文格式

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现代公文的写作与处理：公文格式
公文的书面格式
公文的书面格式，又称“文件式”公文，是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。
《国家行政机关公文格式》将公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即56）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
一、眉首
眉首，又称文头、版头，处于公文首页红色反线（宽度同版心，即56）以上（约占首页的/3），包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等六个要素。
（一）公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第行，采用红色号码套印。密级公文应当标识公文份数序号，其他公文可不标识。
（二）秘密等级和保密期限
秘密等级是指公文内容涉密程度的等级。涉及党和国家机密的公文都应标明密级和保密期限。党和国家机关公文的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。公文如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格表示在版心右上角第行，两字之间空字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。标明密级的同时应标注保密期限，保密期限根据实际情况确定，一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。期限不作标注一般按保密期限20年认定。如：秘密★6个月、机密★3年、绝密★长期。
（三）紧急程度
紧急程度是指公文办理与传递的时效性要求。党的机关紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”，行政机关紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第行，两字之间空字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
（四）发文机关标识
发文机关标识又称文件名称或文件机关名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”（或加括弧标注文种名称）组成，如“江西省人民政府文件”、“江西省教育厅文件”。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布，标注主办机关的发文字号。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22×5。
（五）发文字号
发文字号是发文机关公文的排列顺序号，由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[]”括入；序号不编虚位（即不编为00），不加“第”字。如“国发[2005]号”的意思是国务院2005年号文件，其中，“国发”就是国务院的机关代字，“[2005]”就是发文年份，“号”就是发文序号。议案、批复和函，一般在发文机关之后加“函”字，如国务院这三种公文的发文字号便写作“国函[20××]１号”。
联合行文的发文字号，只标注主办机关的发文字号。
发文字号的位置在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；发文字号之下4处印一条与版心等宽的红色反线。
（六）签发人
签发人是发文机关核准并签发本份公文的主要负责人或主持工作的负责人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号左空字，签发人姓名居右空字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
二、主体
置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体。主体包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识和附注等7个要素。
（一）公文标题
公文标题一般由发文机关、事由（公文的主要内容或发文目的）、公文种类三部分组成。如《国家教育委员会关于改革和发展成人教育的决定》，“国家教育委员会”是发文机关，“关于改革和发展成人教育”是事由，“决定”是公文种类。
公文标题的四种写法。一是由发文机关、事由和公文种类组成。这是公文的常用标题，大部分公文都采用这种标题。如《国务院关于进一步推进西部大开发的若干意见》。二是由事由和公文种类组成，省略了发文机关名称。如《关于劳动能力鉴定有关问题的通知》。三是由发文机关和公文种类组成，省略了事由。如《中华人民共和国国务院令》。四是只写公文种类。如《布告》、《通知》等。
公文标题具体写作中，概括事由极为重要。概括事由的方法习惯上采用介词“关于”和表达公文主要内容的词组组成介词词组，格式为“关于……的”，作为公文种类的定语。
公文标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。
（二）主送机关
主送机关是指公文的主要受理机关，负责办理或答复文件中的事项。其位置在标题下空行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号；应使用全称或规范化的简称、统称。
上行的请示性公文，如议案、请示、批复、函等，只能有一个主送机关。公布性及法规性公文，如通告、布告、章程、条例等，一般不标主送机关。下行的公文，主送机关较多的，可采用概括性的统称，如：“各省、自治区、直辖市人民政府”、“各有关部门和单位”。有的公文除主送机关外，还需要让另外的机关了解其内容或协助办理有关事项，这时可以使用抄送的形式。对上级机关要用“抄报”，对同级机关、不相隶属的机关或下级机关可以使用“抄送”。
（三）公文正文
公文正文是公文的主体部分，由开头（导语）、主体和结尾三部分组成，是一份公文的核心。正文位于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。用3号仿宋体字，每行28字，每页22行。
正文的人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。应当使用国家法定计量单位。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。用数字作为结构层次序数，其顺序为：
第一层用“一”、“二”、“三”……；
第二层用“（一）”、“（二）”、“（三）”……；
第三层用“⒈”、“⒉”、“⒊”……；
第四层用“（）”、“（2）”、“（3）”……。
以上次序绝对不能颠倒，随意混合使用。
（四）附件
附件是公文的附属部分，起补充说明或参考印证的作用，如文件中的报表、统计数字等。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点符号。
公文只有一个附件，只需标注其名称，不标序号。如有两个或两个以上的附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数码，如：
附件：⒈××××××
附件：⒉××××××
（五）成文时间
成文时间是指公文生效的时间。确定成文时间对公文的效力很重要，一般来说，成文时间以单位负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准，会议通过的以会议通过的日期为准，电报以电报发出日期为准。
成文时间直接关系到公文的效力，因此，要完整地用汉字写出年、月、日，年份中的“零”要写成“Ｏ”。其位置一般位于正文右下方，具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定。
（六）公文生效标识
公文生效标识是表示公文生效的凭证，其表现形式为“印章”，包括“发文机关印章”和“机关负责人签名章”两种形式。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，或印制的有特定版头的普发性公文外，都应当加盖印章。
（七）附注
附注一般是对公文的发放范围、使用时应注意的事项等情况的说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。公文附注不属于公文内容，标注公文附注一般在公文落款印章的左下方，用圆括号标注。
三、版记
版记又称版尾部分，主要包括主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、印刷份数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页（即封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。
•&bsp;主题词
主题词是反映公文内容特征、标示公文归属类别和文种的关键性词语。
主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空个字。
主题词应先标反映公文内容的词，再标反映公文文种的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，主题词先标“农业”（表类别），再标“水土保持”（表类属），最后标“通知”（表文种）。
行政机关公文主题词一般不少于3个词为宜，最多不要超过5个词。主题词位于公文尾部的横隔线之上，即成文时间的右下方以及抄送机关的左上侧。
•&bsp;抄送机关
抄送机关是主送机关以外的需要执行或知晓公文的其他机关，应使用全称或规范化简称、统称。
抄送机关应标注在主题词的下方，其上下用反线（与版心等宽）与主题词和印发机关隔开，形成一个栏。在两条平行线之间，要左空一格注明“抄送”二字，用3号仿宋体字，后边加注全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
抄送机关排列顺序一般为：上级机关排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派等排一行，人大、政协、法院、检察院等排一行，其他单位全排一行。
•&bsp;印发机关和印发时间
印发机关是指具体主办、制发公文的部门，一般是机关的办公室（厅）或秘书（科）处。
印发时间是为了反映公文的生成时效，它一般略晚于领导签发的时间，应以公文付印的日期为准。
印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空个字位，印发时间右空个字位。
印发机关的名称如果字数太多，可以自行简化，以使它和印发时间只占行的位置。印发时间应完整地标明年、月、日。
•&bsp;印刷份数
印刷份数一般位于印发时间之下或在末页边缘线下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识，用圆括号括住。
公文的特定格式
《国家行政机关公文格式》规定了三种公文的特定格式，它们分别是信函式格式、命令格式和会议纪要格式。
一、信函式格式
在制发公文的实践中，经常使用一种“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文或下行文。这种“信函式”公文与“书面式”公文有以下不同：
（一）文机关标识只用发文机关全称，不加“文件”二字。发文机关名称上边缘距上页边的距离为30，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定。
（二）文机关全称下4处为一条武文线（上粗下细），距下页边20处为一条文武线（上细下粗），两条线均为70。每行居中排28个字。
（三）份数序号、密级、紧急程度可以放在武文线下左上角顶格（很少同时出现这三项），发文字号放在武文线右上角顶格。公文首页不显示页码。页码以放在文武线之上右下角为宜。
（四）发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法均同于“书面式”公文格式。
二、命令格式
命令（令）可以说是国家行政机关发文的最高级形式。为维护国家政令的权威性和统一性，各级国家行政机关发布命令（令）的格式具体规定为：
（一）命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。
（二）命令标识上边缘距版心上边缘20，下边缘空2行居中标识令号（不用发文字号），即“第×号”（可用3号黑体字）；令号下空2行标识正文，中间没有反线、公文标题和主送机关。
（三）正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。
（四）在签名人签名章下一行右空2字标识成文时间。
（五）不用抄送机关。而在抄送机关的位置标识分送机关，标识方法同抄送机关。其他要素与“书面式”公文相同。
三、会议纪要格式
会议纪要是建立在会议记录基础上的会议文件，适用于记载、传达会议情况和议定事项，起着重要作用。其格式具体规定为：
（一）会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成，上边缘距版心上边缘25，采用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定，但一般应少于22×25。
（二）会议纪要标识下空2行用3号仿宋体字居中标识发文字号，下空行用3号仿宋体字标识发文机关和成文时间，发文机关和成文时间之下4处印一条与版心等宽的红色反线。发文机关放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。
（三）红色反线下空2行用2号小标宋体字居中标识会议纪要标题。标题下空行为会议纪要正文，用3号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格。
（四）会议纪要不加盖印章。受文单位放在公文末尾，其他要素与“书面式”公文相同。

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